فرارو | گام برداشتن برای تعدیل سیاست‌های مرخصی
bato-adv
کد خبر: ۲۸۵۰۷۸
تاریخ انتشار: ۰۹:۳۷ - ۲۰ مرداد ۱۳۹۵
با توجه به تصور کلیشه‌ای کارمندان آمریکایی از سختکوشی، می‌توان گفت آنها با مرخصی گرفتن و زمان استراحت مشکل دارند و برخی شرکت‌ها در ارائه زمان زیاد برای این امر مردد هستند. طبق پژوهش Expedia Inc در سال 2015 شرکت‌های آمریکایی به‌طور متوسط 15 روز تعطیلی در سال را ارائه می‌دهند؛ که بعد از تایلند و مالزی که به ترتیب 10 و 14 روز تعطیلات را به کارمندان‌شان می‌دهند در مقام سوم قرار دارد.

به گزارش دنیای اقتصاد و به نقل از تلنت ام جی تی، در پژوهش Expedia که از 9200 کارمند در 26 کشور آمارگیری شد، به نظر نمی‌رسد ارائه روزهای تعطیلی کمتر به کارگران آمریکایی برای آنها چندان مهم باشد؛ آنها به‌طور متوسط سالانه از چهار روز کامل برای تعطیلات صرف‌نظر کرده و تنها 11 روز از 15 روز تعطیلات را استفاده می‌کنند. سونیا مریل مدیر ارشد منابع انسانی در شرکت ZestFinance (شرکتی که با استفاده از داده‌های وسیع برای وام‌های کوچک اعتبار‌سنجی می‌کند) می‌گوید اگر آمریکایی‌ها از روزهای تعطیلی کمی که به آنها ارائه می‌شود نهایت استفاده را نکنند، به نظر می‌رسد ارائه روزهای مرخصی بیشتر و با حقوق به آنها چندان عاقلانه نباشد. اما زمانی که کارفرمایان این حقیقت را درمی‌یابند که این سختکوشی و روحیه «بکوب کار کردن» اغلب منجر به نتایج بهتر نمی‌شود، آنگاه زمان تغییر فرا می‌رسد.

مریل می‌گوید: «زمانی که کارمندان مرخصی دریافت نکنند، شرکت‌ها بهره‌وری خود را از دست می‌دهند. طبق تجربه من، اما زمانی که کارمندان زمان شخصی مورد نیاز برای استراحت و شارژ شدن دریافت کنند، با انگیزه‌تر و متمرکزتر به محل کار خود بازمی‌گردند و در نتیجه ایده‌های قوی‌تر برای ارائه دارند.»

مریل به پروژه سال 2013 ارجاع می‌دهد: پروژه زمان استراحت و مرخصی بین 971 کارمند که توسط Oxford Economics اجرا می‌شود و بر این موضوع تمرکز دارد که از مرخصی با حقوق در آمریکا چگونه استفاده می‌شود. این پروژه دریافت که 48 درصد مدیران تاثیر افزایش مرخصی با حقوق(PTO) را بر بهره‌وری کارمندان مثبت می‌بینند. Paid time off یا PTO سیاستی است که در برخی دفترچه‌های راهنمای کارمندان وجود دارد و بانکی از ساعات ارائه می‌کند؛ ساعاتی که در آن کارفرما به کارمندان اجازه می‌دهد تا در صورت نیاز یا خواسته‌های شخصی، به علت بیماری، تعطیلات یا هر دلیل شخصی دیگر به مرخصی بروند؛ اما حقوق آن روزها برای آنها منظور می‌شود.

در سال‌های اخیر سیاست‌های مرخصی با حقوق و نامحدود (off Unlimited paid time) که در این مقاله به اختصار به آن مرخصی نامحدود می‌گوییم، بین شرکت‌های بزرگ و کوچک کم و بیش اجرا شده است. شرکت نتفلیکس در سال 2010 با سیاست مرخصی نامحدود برای کارمندانش که اخیرا به همه اعضای جدید سازمان در سال 2015 تعمیم یافته است به تیتر خبرها تبدیل شد. رید هستینگز، مدیرعامل این شرکت، در توضیح دلیل اصلی اختصاص دادن مرخصی به تعداد روزهای دلخواه کارکنان شرکت گفت: «ما روی آنچه که افراد انجام داده‌اند تمرکز می‌کنیم، نه روی تعداد روزهایی که کار کرده‌اند». گروه ویرجین در سال 2014 نیز از این سیاست پیروی کرد. شرکت‌های کوچک‌تر نیز سیاست‌های مشابه در مرخصی نامحدود را پذیرفته‌اند. با فرض میزان زمانی که آمریکایی‌ها هر هفته در سر کار می‌گذارند که طبق پژوهش موسسه گالوپ 4/ 34 ساعت است، سیاست‌های مرخصی نامحدود به کارمندان انعطاف‌پذیری بیشتری برای کار موثرتر و مدیریت بهتر زندگی‌شان را می‌دهد.

ناتالی وادزوورث، نایب رئیس بخش منابع انسانی در شرکت Sailthru می‌گوید:« ما ارائه مرخصی نامحدود را شروع کردیم چرا که معتقدیم این کار می‌تواند محیط بارور و پویا برای کارمندان ما بر حسب تعهد به‌کار و توازن کلی در زندگی‌شان فراهم کند. ما از کارمندان‌مان می‌خواهیم تا توانایی مدیریت زندگی شخصی‌شان و در مقابل آن مسوولیت‌های کاری خود را داشته باشند».  زمانی که انتظارات از کارمندان به‌طور واضح بیان می‌شود سیاست‌های مرخصی نامحدود موثر خواهند بود و نتایج خوبی خواهد داشت.

ابتدا فرهنگ را در نظر بگیرید
گرچه این راهی فوق‌العاده در جذب کارمندان است، اما زمانی که مدیران ارائه سیاست مرخصی نامحدود را مورد توجه قرار می‌دهند، باید تمام جوانب آن در نظر گرفته شود. القای انعطاف بیشتر به یک ساختار محیط کاری نیازمند کارفرمایانی است که فرهنگ اعتماد و پاسخگویی را بین کارمندان‌شان ایجاد کرده باشند. اولین قدم ایجاد انتظارات واضح است. زمانی که Sailthru چهار سال پیش تصمیم گرفت تا از سیاست استاندارد تعطیلات دو هفته‌ای باحقوق تغییر جهت دهد، این شرکت با آموزش کارمندانش شروع کرد؛ آموزشی که به کارمندان می‌گفت که کار کردن در محیط کار نتیجه‌محور به چه معنا است.

وادزوورث می‌گوید: «ما شروع به ایجاد انتظارات بین یک کارمند و مدیرانشان کردیم؛ انتظاراتی که بیان می‌کرد نتایج باید شبیه چه باشد. برای این منظور عملکرد برتر را تعریف کنید. خط‌مشی انتظارات را در رده‌های شرکتی، از یک کارمند تا مدیر و بین تیم‌ها مشخص کنید. پیش از اینکه ما بتوانیم در ساعات کاری و زمان استراحت کارمندان انعطافی ایجاد کنیم، آنها باید دقیقا بدانند که ما از آنها چه می‌خواهیم.» ZestFinance با اجرای یک سیستم اعتماد که از کارمندان می‌خواهد تا پیشرفت‌شان را در پروژه‌ها پیگیری کنند، در این فرآیند یک قدم به جلو برداشته است. در این سیستم هر فرد مسوول کار خود است و بابت آن حساب پس می‌دهد.

مریل می‌گوید: «ما از کارمندان انتظار داریم وقتی در تعطیلات به سر می‌برند کاملا خود را از کار جدا کنند. این به آن معنا است که هیچ ایمیل، پیام و تماسی مرتبط با کار وجود نخواهد داشت. همچنین این به معنای آن است که وقتی این کارمندان مشغول کار هستند ما از آنها انتظار داریم تا تمرکز و بهره‌وری خود را حفظ کنند. این سیستم به کارمندان اجازه می‌دهد تا مستقل‌تر باشند، ضرب‌الاجل را بشناسند و از انتظارات جلوتر باشند.» آدام فورمن، عضو بخش کار و اشتغال در شرکت حقوقی Epstein Becker Green در شیکاگو می‌گوید: «بهترین روش برای کارفرمایان برای محافظت از خودشان در زمان اجرای یک سیاست مرخصی نامحدود، اطمینان یافتن از این امر است که آنها به‌طور مناسب فرهنگ اعتماد و احترام دوجانبه را بین نیروی کار خود ایجاد کرده‌اند. شرکت‌ها باید بر مسوولیت‌پذیری برای شکست‌ها تاکید کنند تا نتایج کار را به همان اندازه حفظ کنند.»

ساختار سازمانی را حفظ کنید
گام برداشتن در جهت تغییر فرهنگ شرکتی بسیار مهم و حائز اهمیت است؛ فرهنگی که به‌طور سنتی می‌گوید که برای کار باید ساعاتی را پشت میزتان صرف کنید. اما تا زمانی که سیاست‌هایی را به صورت درست و بجا برای تعدیل مرخصی نامحدود وضع نکرده‌اید، این تغییر فرهنگ کاری بیهوده خواهد بود. برخی شرکت‌ها، مانند ZestFinance حساب روزهایی که یک کارمند در سال تعطیل است را نگه نمی‌دارد. آنها برای تنظیم این کار تنها بر فرهنگ سازمانیشان تکیه می‌کنند. مریل می‌گوید: « فرهنگ اعتماد در شرکت ما وجود دارد و ما از کارمندان‌مان انتظار داریم تا حجم کاری خود را مدیریت کنند و زمانی که نیاز دارند به مرخصی بروند و با توجه به اینکه در این شرکت هر فردی مسوول کار خودش است، سوء‌استفاده از این سیاست هرگز یک نگرانی جدی نبوده است.»

اما اگر کارفرمایان ساختار شرکت را برای تنظیم زمانی که کارمندان در حال کار کردن هستند حفظ کنند، می‌توانند موفقیت چنین برنامه‌هایی را بهتر تضمین کنند. فورمن می‌گوید: «شرکت‌ها باید سیاستی را توسعه و ترویج دهند که بیان می‌کند چگونه منفعت مرخصی نامحدود عملی خواهد شد.» ویکتور وونگ مدیر ارشد اجرایی در شرکت Thunder در سانفرانسیسکو که یک پلت‌فرم مدیریت خلاقانه است؛ تصمیم گرفت تا مرخصی نامحدود را به‌دلیل کارآیی آن ارائه دهد. وونگ می‌گوید :«ردیابی و نظارت بر استفاده و به‌کارگیری این روش، یک هزینه سربار واقعی برای مدیریت بود و موجب ناکارآیی می‌شد.»

اما در مورد شرکتی با تنها 75 کارمند، وونگ می‌دانست که یک سیاست مرخصی نامحدود هنوز نیاز به ساختارهایی خواهد داشت تا این اطمینان را ایجاد کند که کارها در حال انجام شدن است. وونگ می‌گوید: «موافقت مدیر برای اطمینان یافتن از اینکه مرخصی کارمند مورد نظر با مرخصی دیگر اعضای تیم در تضاد نیست یا زمان مذکور برای شرکت، ضرب‌الاجل مهمی محسوب نمی‌شود بسیار مهم و ضروری است.» وونگ می‌گوید: «ما بر تیم‌ها بسیار متمرکز هستیم و بین آنها اعتماد ایجاد می‌کنیم. افراد در شرکت ما نمی‌خواهند با سوء‌استفاده از مزایا، هم‌تیمی‌های خود را مایوس کنند.»

مراقب قدم‌های خود باشید
به‌‌رغم بهترین فعالیت‌ها در سازمان، سیاست‌های مرخصی نامحدود تنها در چند سازمان عملی نمی‌شود. این امر اغلب باید در صنعت مورد نظر، ماهیت یک کسب و کار شرکتی مفروض یا فرهنگ شرکتی رخ دهد. به عنوان مثال، صنایعی که با اتحادیه‌ها سروکار دارند و دارای درصد بالایی از کارگران ساعتی هستند اغلب در مدیریت این نوع سیاست مرخصی و زمان استراحت با مشکل مواجهند.

فورمن می‌گوید: «به نظرم این موضوع در جنرال موتورز یا کارخانه فورد عملی نمی‌شود. برخی مشاغل احتیاج به کارمندان و کارگرانی دارند که در محل کار حاضر باشند و این امر اجرای سیاست مرخصی نامحدود را دشوار می‌سازد.» به گفته فورمن کارفرمایانی که دارای کارمندانی هستند که توسط یک اتحادیه کارگری معرفی شده‌اند، باید این نکته را به‌خاطر داشته باشند که مرخصی با حقوق یک امر الزامی و شرط استخدام است. در نتیجه، پیش از اجرای سیاست مرخصی نامحدود برای کارمندان، کارفرما باید پیرامون این سیاست با اتحادیه کارمندان مزبور وارد چانه‌زنی شود.

مساله قانونی دیگر که باید مورد توجه قرار گیرد شامل مقررات جدید اضافه کاری وزارت نیروی کار ایالات متحده است. به گفته فورمن در دسامبر 2016 بسیاری از کارمندانی که تحت «قانون معیارهای منصفانه کار»2 پیش‌تر از دریافت اضافه کاری مستثنی شده بودند، اکنون واجد شرایط اضافه کاری هستند.

فورمن می‌گوید: «ممکن است این تغییر بر سیاست‌های مرخصی نامحدود تاثیر بگذارد؛ چراکه یکی از دلایل اصولی چنین سیاست‌هایی- به‌خصوص برای کارمندان حقوق‌بگیر- این است که چه آنها 40 ساعت در هفته کار کنند و چه 60 ساعت، حقوق آنها ثابت باقی می‌ماند. چنین منطقی دیگر برای کارمندانی که برای اضافه‌کاری واجد شرایط هستند، قابل اجرا نخواهد بود. این به آن معناست که مرخصی نامحدود برای مدیریت دشوارتر می‌شود.»

‏حفظ توازن
گرچه یک کارفرما می‌تواند فرهنگ سازمانی خود را تغییر دهد و ساختارهایی را بجا و به موقع ایجاد کند تا مرخصی نامحدود را تنظیم و تعدیل کند، اما هیچ تضمینی وجود ندارد که این برنامه موفقیت‌آمیز باشد. در حقیقت، یکی از متداول‌ترین راه‌ها که در آن این برنامه‌ها شکست می‌خورند زمانی است که کارمندان هیچ نوع مرخصی دریافت نمی‌کنند. استدلال ژن مارکز، کارشناس کسب و کارهای کوچک این است که مرخصی نامحدود در واقع راهی برای جذب کارمندان در حوزه‌های رقابتی و برای کار بیشتر است.

مارکز در Inc چنین می‌نویسد: «بنابراین بسیاری از شرکت‌ها در این اوضاع به هم ریخته اقتصادی برای تعداد بسیار محدودی از کارمندان خوب، معتمد و واجد شرایط در حال رقابت هستند؛ کارمندانی که مهارت‌های توسعه‌ای، برنامه‌ریزی، امنیت و پایگاه داده مورد نیاز برای مشاغل مخصوص آنها را داشته باشند. برای آنها بسیار مهم است که پاداش و مزایای خوبی ارائه دهند اما وقتی قرارداد امضا شد، کار سخت شروع می‌شود و فشار زیادی برای پیشروی در رقابت شدید به کارمندان وارد می‌شود.»

چون شرکت‌هایی مانند Thunder رسما مرخصی کارمندان‌شان را پیگیری نمی‌کنند، وونگ می‌گوید او نمی‌تواند نظر دهد که به هرحال افزایش یا کاهشی در میزان زمانی که کارمندان در خارج از اداره صرف می‌کنند وجود داشته است یا خیر. Sailthru به‌جای ثبت روزهای مرخصی کارمندان اشتغال و فرهنگ سازمانی را پیگیری می‌کند. وادزوورث به گسترش فرهنگ شرکت در توازن کار-زندگی و واکنش مثبتی که در نتیجه آنها از کارمندان دیده‌اند اهمیت بسیاری قائل است. وادزوورث می‌گوید: «در شرایط تعهد و اشتغال و توازن کار-زندگی، ما شاهد تایید از سوی کارمندان‌مان بوده‌ایم. ما مرتبا فرهنگ و تعهد را سنجش می‌کنیم و از شروع برنامه مرخصی نامحدود شاهد بودیم که کارمندان احساس ارزشمندی و احترام بیشتری می‌کنند. این محرک بزرگی برای شادی کارمندان است و برای ما نیز بسیار ارزشمند است.»

ZestFinance علاوه‌بر ترویج احساس توازن کار-زندگی، از روش‌های متفاوتی برای پاداش دادن به کارمندان استفاده کرده است. کارمندانی که بیش از 14 روز در سال مرخصی می‌روند و به اهداف کاری خود نیز می‌‌رسند، شناسایی شده و پاداش مالی دریافت می‌کنند. مریل می‌گوید: «اکنون ما بر مبنای عملکرد و چگونگی رسیدن افراد به اهداف شخصی‌ خود پاداش می‌دهیم. این فرهنگ با محور قرار دادن بهره‌وری، در طرز نگاه هر کارمند به حجم کار و مرخصی خود تفاوت ایجاد می‌کند. در نهایت ما از کارمندانی که به این توازن دست یافته‌اند تجلیل می‌کنیم.»

پی‌نوشت:
1. Fair Labor Standards Act
مجله فرارو
پرطرفدارترین عناوین