آیا دفاتر کاری تعطیل می‌شوند؟

عصر یک روز تابستانی است و مایکل هوآکو نمی‌تواند احساس غرورش از تماشای ساختمان مقر اصلی جدید شرکت اوبر را پنهان کند. مدیر بخش «ادارات و املاک» اوبر بدون اینکه از این ساختمان چشم بردارد، می‌گوید: «این یکی از سالم‌ترین ساختمان‌های سانفرانسیسکو است.» کارمندان از طریق یک راه‌پله چوبی به بخش‌های کاری خودشان می‌رسند و بعد از یک تالار مرکزی شیشه‌ای عبور می‌کنند که در واقع وظیفه تهویه طبیعی ساختمان را هم برعهده دارد.

دنیای اقتصاد در ادامه نوشت: اتاق‌های جلسات و فضا‌های کنجی که برای استراحت در نظر گرفته شده‌اند، همه پر از کاناپه‌های راحتی هستند و خبری از میز‌های کار نیست. اینجا دفتر یک شرکت بزرگ تکنولوژی است که به‌خاطر ماهیت فعال و پویای آن- و مانند بسیاری از دفاتر شرکت‌های تکنولوژی- یک بخش تهیه و ارائه آب‌میوه طبیعی و البته یک کارگاه یوگا هم دارد.

تنها یک مشکل وجود دارد؛ ممکن است بسیاری از کارمندان اوبر ترجیح دهند کارشان را در خانه انجام داده و فقط دو روز در هفته به محل کارشان بیایند یا حتی این دو روز را هم نیایند. هوآکو این موضوع را تایید می‌کند و می‌گوید: «هیچ‌کس واقعا نمی‌داند.» البته شرکت او در این جریان، تنها نیست. این روز‌ها در بالا و پایین سیلیکون‌ولی دغدغه بسیاری از شرکت‌های تکنولوژی این است که بعد از تعطیلات تابستانی و بازگشایی کامل دفاتر کاری‌شان چه اتفاقی خواهد افتاد.

مدیران این شرکت‌ها خوب می‌دانند که بسیاری پیگیر هستند تا ببینند آن‌ها چه تصمیمی می‌گیرند و به کجا می‌روند. چارلتون هاتون، یکی از کارشناسان آژانس طراحی M Moser Associates در این مورد می‌گوید: «روشی که شرکت‌های تکنولوژی به‌واسطه آن معمای دفاتر اصلی‌شان را حل می‌کنند، احتمالا بار دیگر باعث تحریک صنایع دیگر می‌شود تا آن‌ها هم به فضا‌های کاری جدید فکر کنند و حتی برای تغییر دفاتر کاری قدیمی‌شان اقداماتی انجام دهند.»

وقتی بحث دفاتر کاری به میان می‌آید، سیلیکون‌ولی یک مورد عجیب و حتی مضحک به‌نظر می‌رسد. در صنعتی که مدعی است هدفش دیجیتالی‌کردن همه جنبه‌های زندگی افراد است تا بتوانند به کمک یک نرم‌افزار جهان را ببلعند، فضا‌های کاری بیشتر شرکت‌های بزرگ همچنان آنالوگ و قدیمی هستند.

تا پیش از همه‌گیری کووید-۱۹، حضور روزانه در دفاتر کاری امری طبیعی و رایج بود. بسیاری از شرکت‌های بزرگ، صد‌ها میلیون دلار برای دفاتر مرکزی هزینه می‌کردند تا بتوانند پذیرای بخش بزرگی از نیرو‌های کاری‌شان باشند. گزارش‌ها نشان می‌دهند که برای ساخت مقر اصلی و جدید شرکت اوبر در سانفرانسیسکو ۱۳۰میلیون دلار هزینه شده و این شرکت به سرمایه‌گذارانش اعلام کرده است که تا ۲۰سال آینده برای پرداخت اجاره ساختمانش در این شهر، یک میلیارد دلار خواهد پرداخت.

شرکت بزرگ نرم‌افزاری سیلزفورس (Salesforce) هم برای اجاره ۳۰طبقه از ۶۱طبقه برج سیلزفورس در طول ۱۵سال به مالک آن حدود ۵۶۰میلیون دلار می‌پردازد. هزینه ساخت ساختمان سفینه‌ای شرکت اپل در کوپرتینو که گنجایش بیش از ۱۳هزار نفر را دارد، برابر ۵میلیارد دلار بوده است؛ یعنی ۳۸۵هزار دلار به‌ازای هر کارمند.

تکنولوژی اولین صنعتی نیست که درگیر چنین مشکلات ساختمانی است؛ از ساختمان کرایسلر و برج سیرز گرفته تا دفتر مرکزی نمادین بانک چین در هنگ‌کنگ، شرکت‌ها همیشه برای نشان‌دادن موفقیت‌شان ساختمان‌هایی می‌سازند.

داشتن دفاتر مرکزی مجلل برای شرکت‌های تکنولوژی دلایل دیگری به‌جز نشان‌دادن میزان موفقیت‌شان دارد. فضا‌های کاری شیک و فانتزی به چنین کسب‌وکار‌هایی که مرگ و زندگی‌شان به کیفیت سرمایه انسانی‌شان بستگی دارد، کمک می‌کند تا بتوانند کارمندان بهتری جذب کنند و از فضای کاری‌شان به‌عنوان بخش کلیدی در کنار مزایای دیگر بهره بگیرند.

فضا‌های کاری به بهبود کیفیت کار تیمی کمک می‌کنند؛ چیزی که اغلب موسسان این شرکت‌ها، درست یا غلط، اعتقاد دارند برای نوآوری ضروری است. از آنجا که بسیاری از استارت‌آپ‌ها قدمت زیادی ندارند، دفاتر کاری می‌توانند نقش ویترین آن‌ها را بازی کرده و کمک کنند که کارمندان احساس بهتری نسبت به انجام مسوولیت‌شان در آن شرکت داشته باشند. با این اوصاف اصلا اتفاقی نیست که دفتر اصلی ایر‌بی‌ان‌بی (Airbnb) شبیه محل اقامت مجلل و دلنشین به نظر می‌رسد.

حتی پیش از اینکه موج شیوع کووید-۱۹ سواحل کالیفرنیا را بگیرد هم ساختمان‌های دفاتر اصلی شرکت‌های تکنولوژی، قدیمی به‌نظر می‌رسیدند. ترافیک شدید این شهر، رفت‌وآمد روزانه را شبیه عبور از هفت‌خوان رستم کرده بود. اغلب برنامه‌نویسان کامپیوتر درحالی به دفاتر کاری‌شان می‌آمدند که در جای دیگری مشغول انجام کارهایشان بودند؛ در فضا‌های کاری مجازی مبتنی بر کلاد مانند ترلو (Trello)، زوم (Zoom) و اسلاک (Slack).

با اینکه دفاتر کاری شرکت‌های تکنولوژی طوری طراحی شده بودند که فضای کاری زنده‌ای داشته باشند، اغلب به‌طرز عجیب و وهم‌آوری ساکت بودند. تشخیص این موضوع باعث شد که این شرکت‌ها کم‌کم فضای کاری‌شان را به جایی ورای سیلیکون‌ولی و در فضای مجازی منتقل کنند.

همه‌گیری کرونا باعث شد که این موازنه کمی به هم بخورد. پیش‌بینی اینکه تمام این بایت‌ها کجا آرام و قرار می‌گیرند کار سختی است، اما نمای بیرونی دفاتر اصلی شرکت‌های تکنولوژی آینده به‌تدریج دارد مشخص می‌شود.

شرکت‌های تکنولوژی هم درست مثل بسیاری از بخش‌های دیگر، دورکاری و کار در دفاتر را ترکیب کرده‌اند. شرکت بزرگ سرمایه‌گذاری ریسک‌پذیر آندرِسِن هوروویتز (Andreessen Horowitz) اخیرا از ۲۲۶شرکت زیرمجموعه خودش خواست تا توضیح دهند که فضای کاری آن‌ها در آینده چطور خواهد بود. دو سوم این شرکت‌ها اعلام کردند که فضای کاری‌شان «ترکیبی» خواهد بود. در تایید این موضوع گزارش‌هایی منتشر شده‌اند که نشان می‌دهند شرکت اوبر سعی دارد یک‌سوم دفاتر کاری‌اش را اجاره دهد.

کم‌کم شکل و شمایل دفاتر کاری هم تغییر می‌کنند. شرکت‌ها درحال بیرون‌انداختن میز‌های کار هستند تا فضای مناسبی برای تعامل کارمندان‌شان جهت همکاری بیشتر و بهتر فراهم کنند. شرکت مدیریت هویت دیجیتالی اوکتا (Okta) نمونه جالبی در این مورد است که فضای کاری پویا و قابل تغییری را طراحی کرده است تا کارمندانش هر زمان و در صورت لزوم بتوانند آن را براساس نیازشان و برای تعامل راحت‌تر، تغییر دهند. آژانس طراحی M Moser Associates پیش‌بینی کرده است که بعد از پایان همه‌گیری کرونا، نیمی از فضا‌های کاری برای انجام کار‌های شخصی و فردی رزرو شود و کمتر از یک‌سوم جلسات به صورت فیزیکی برگزار شوند. به این ترتیب جدال روزانه در اتاق‌های جلسه- که روندی رایج در اغلب شرکت‌های تکنولوژی بود- دیگر کمتر می‌شود.

همان‌طور که فضا‌های کاری فیزیکی کمتر می‌شوند، در مقابل فضا‌های کاری مجازی رایج‌تر و گسترده‌تر می‌شوند. شرکت‌های بزرگی مانند مایکروسافت و سیلزفورس هم سعی دارند با عرضه پلت‌فرم‌هایی برای کار آنلاین، حاکمیت این بازار نوظهور را در دست بگیرند.

حتی بعضی از شرکت‌های کمتر شناخته شده هم که چنین سرویس‌هایی ارائه می‌دهند، حالا شاهد رشد انفجاری تعداد کاربران خود هستند. این روند آن‌قدر جدی است که بسیاری از شرکت‌ها برای آنکه کارمندان دورکار احساس نکنند شهروند درجه۲ هستند، سیاست «اولویت دیجیتالی» را برای جلسات‌شان در پیش گرفته‌اند.

برنت هیدر، مدیر منابع انسانی شرکت بزرگ نرم‌افزاری سیلزفورس در این مورد می‌گوید: «وقتی کارمندان شرکت ما می‌توانند به‌صورت دیجیتالی در جلسات شرکت کنند، باید این کار را انجام دهند. ما به‌طور مساوی و عادلانه در فضای پلت‌فرم زوم حضور داریم.»

بسیاری از شرکت‌ها برگزاری جلسات آنلاین را برای کاهش هزینه‌های جاری، مفید و حتی لازم می‌بینند و معتقدند که با صرف هزینه کمتر برای اجازه دفاتر کاری و منابع انرژی مربوط به آنها، بودجه بیشتری برای انجام کار‌های دیگر و به‌خصوص تحقیقات و نوآوری در اختیار خواهند داشت.